展览运输 细节决定一切 沟通最为重要

【好展会网  物流专题】 <p><font face="Courier"> 展览会是一个系统工程，从组展到展品运输，再到展台搭建，直到展览本身，环环相扣，任何一环脱节，展会便无法顺利进行。在整个展览流程中，展览运输是一个打前战的工作。记者近日就运输的话题，采访了宝川国际运输有限公司经理周宇逊。在他对运输的解读中，参展商或许会得到一些启发。 </font></p> <p><font face="Courier">　　运前：事无巨细做准备 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些大型展览会，组展商通常会指定一个运输商作为其展览会的运输代理。品牌展览会指定的往往也是服务好、信誉佳的运输商。一个展览会有国际展商，也有国内展商。国际展商通常由一些国际性的运输公司代理运输。组展商申请展会批文在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。组展商委托了哪家运输公司，海关才受理哪家公司的报关业务。 </font></p> <p><font face="Courier">　　将货物详情告诉运输商 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇逊告诉记者，参展商在确定参展以后，组展方会通知参展商委托了哪家运输公司做展览会的运输代理。参展商也可以主动向主办方了解，该展览会由哪家公司来做运输业务。与此同时，运输商也会得到一份参展商名录并主动与参展商联络，并会将一份货单传给参展商，上面将收费标准、发货日期、收货人等项目列出，参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。 </font></p> <p><font face="Courier">　　包装箱的<a href="http://www.printing.hc360.com/zhuanti/biaoqian/" target="_blank"><font color="#000000">标签</font></a>要细致入微 </font></p> <p><font face="Courier">　　在国内，展品的包装通常由参展商自己解决。包装一定要做到细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇逊对记者说：这些虽然是细节，但很容易产生麻烦。有的企业只写展览馆的名称，没有写展会名称，就会耽误运输。比如北京国际展览中心很大，经常同时举办两个或者三个展览会。如果展会名称不清楚，运输商就不知道该将展品送到哪个馆。 </font></p> <p><font face="Courier">　　企业名称和日期也应明确。企业在公司所在地发货经常会遇到这样的情况，企业找的运输商常常为了压低成本，将货物转包出去。展品经常会被几次转包，最后由一家有运输实力的公司把货物集中起来统一发货。由于几经转手，最后接货的公司并不知道该货的货主是谁。如果货物标签上公司名称不清楚，展览会的运输代理去提货的时候，就不知道哪一件是要参加展览会的展品。在展览旺季，展览会的运输商每天收到的货物很多，常常分属不同的展览会。因此，展品运输时标签的内容就显得格外重要，一旦没有写清楚，就容易造成货物丢失或进错场馆的情况。 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些大件设备，比如纺织机械等，基本都是大厂商生产的，他们参展通常会自己派车将货物运到展览会。如果不是自己运输，展品包装外的标识更要全面。周宇逊对记者说：这些方面，欧美国家比较规范。比如在较大设备的箱外，他们会在箱子四角用火烫出链子状的标志，表明这里是可以用来吊的位置。另外，机器的重量、重心、方向等都有清楚的标志。这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时里面要加好防震的材料，箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放，也应该标明清楚。因为在航空运输货物进不去舱门时，运输人员如果看到不能倒放的标志，就不会倒放，而会建议该展品换飞机或者采取其他的运输方式。 </font></p> <p><font face="Courier">　　国际展商不能随意选择运输商 </font></p> <p><font face="Courier">　　一个展览会有国际展商，也有国内展商。一些国际性的运输公司，国际展商通常由其代理去与其联络。国际展商虽然可以选择运输商，但需要注意的是：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承运，但是对属于海关监管的展览品的运输，则不是任何公司都能被选择的。按海关的规定，展品进来时暂时不收税，因为展览会闭幕后还要出境，在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉，产生一些逃税问题。而在众多运输公司中，目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此，海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。 </font></p> <p><font face="Courier">　　运中：紧密联系运输商 发货后及时告诉运输商 </font></p> <p><font face="Courier">　　完成了发货准备后，参展商便要发货。发货后要通知展览运输商，告诉对方负责人已经发货，并将运单传真过去，将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真，一是便于对方留底查货，二是展览会期间很忙，对方联系人不在的情况下，也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。 </font></p> <p><font face="Courier">　　参展商要有专人负责运输 </font></p> <p><font face="Courier">　　在运输过程中，并不是将货物发完就了事了。与运输代理的沟通最为重要。作为参展商，参加展览会每个环节应该由专人负责，运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好，运输公司通常会有找不到人的情况发生，这样很容易耽误时间。 </font></p> <p><font face="Courier">　　灵活应对特殊情况 </font></p> <p><font face="Courier">　　另外，在运输过程中通常会有一些意外情况发生。按照一般展览会的惯例，参展的货物通常是开幕前两天运到，但经常会有例外情况。比如，一个最典型的例子，去年在北京中国国际展览中心由中国纺织工业协会、中国国际<a href="http://info.service.hc360.com/html/zt/uk_trade/index.htm" target="_blank"><font color="#000000">贸易</font></a>促进委员会主办的第九届中国国际纺织机械展览会(CITM E 2004)举办日期是10月12日至16日。该展开幕前，北京市交管部门突然下达一道规定，9月25日到10月7日不准外地车进京。由于纺织机械往往是非常大型的设备，光调试至少就要用上两天时间，所以许多企业都要早早地进入场馆。所以，作为运输代理的宝川公司，只好通知企业要么提前运展品，要么10月7日以后再运。 </font></p> <p><font face="Courier">　　北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期，往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解，但　展览运输商对此经验会更丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。为了应对这种情况，一些集装箱夜里进京，但是展览中心无人上班，无法卸货，而且晚上操作的危险性比较大。如果参展商有特殊情况需要夜里加班，要与运输方沟通好，由运输方负责与展览中心和搬运方协调，但是夜里加班费用应该由参展商支付。 </font></p> <p><font face="Courier">　　进馆：迅速有序搬进场 </font></p> <p><font face="Courier">　　在整个运输环节中，进馆是最紧张的环节。很多运输商的项目经理都形容，进馆就像是在打仗。 </font></p> <p><font face="Courier">　　对于参展商来说，进馆时也要懂得保护自己的权益。参展商应该找主办方指定的运输代理搬运货物，但一些展览会很多参展商的展品却是自己运进展馆的。 </font></p> <p><font face="Courier">　　留心游击队式的搬运工 </font></p> <p><font face="Courier">　　目前，很多展览馆管理不善，展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上，以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低，但是服务的安全性没有保证。组展商与指定的展览运输商都合同在先，如果在搬运中出现展品或人员的损伤，参展商可以找组展商要求一个合理的解决方式。 </font></p> <p><font face="Courier">　　游击队式的搬运工在搬运过程中发生货物损坏时，通常的办法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬运工，因此在搬运过程中，常常会有盗窃展品的事件发生。游击队式的搬运工虽然价格便宜，但是展商图便宜发生展品损伤的问题是没有办法解决的。 </font></p> <p><font face="Courier">　　为节省时间，进馆要听从展览运输商的安排 </font></p> <p><font face="Courier">　　由于展览<a href="http://info.ad.hc360.com/html/zt/zhanshi/index.htm" target="_blank"><font color="#000000">会展</font></a>前准备时间非常短，因此，展品进馆时间就更显紧张。所有展商都希望自己第一个进馆、第一个出馆，但这是不现实的。在一些大型机械展中往往有这样的事情发生，某个展商的展品很大，其第一个进馆并挡在展馆中间，之后谁的展品也进不去。为了尽量节约进馆时间，参展商应该听展览运输商的安排，由展览运输商凭经验统筹安排，通过这种方式尽可能地争取时间。 </font></p> <p><font face="Courier">　　一些特殊展览，如纺织机械展需要有测试的时间。有的大机器测试需要很长时间，而竞争对手又与自己在展会上同台竞争，这就考验一个公司在整个流程中的现场协调和操作能力。 </font></p> <p><font face="Courier">　　展后：还要沟通运输商 </font></p> <p><font face="Courier">　　目前，国际、国内同题材的展览会很多，很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。这在运输上，也要注意一些问题。 </font></p> <p><font face="Courier">　　周宇逊告诉记者，如果是本地展品参加多个展览会，问题不会太大，可以自己找运输公司，也可以将货物交给此次展会的运输代理，由他负责将货物发往新的展览会。 </font></p> <p><font face="Courier">　　进口展品事先要与运输代理沟通 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果是进口展品，就要事先与运输代理沟通，因为海关监管的产品，报关手续比较繁琐。参展商再到另一地参展需要转关，比如参展商在北京参加展会后又要把展品发到上海去参加另外一个展会，应该首先了解这个展会是不是海关监管备案的展览会。如果有备案，又时间允许，则可以由北京转关到上海。 </font></p> <p><font face="Courier">　　两边海关有时候可能会因某个细节有不同意见，因此，转关文件在办理时需要一定的时间。在这种情况下，如果两个展览会日期非常相近，一定要提前向运输代理了解可否转关，如果能转，在此次展会期间就要提前做好准备。如果不能转，最好准备其他的展品参加另一个展览。 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果两个展览会不在同一国，除了考虑海关转关时间的因素外，还要考虑运输的问题。比如参加完北京的展览会再参加新加坡的展会，如果时间很接近，最好不要将展品转关。很多人认为，如果海关没问题，北京和新加坡的展览会时间很近也能参展，其实并非如此。每年某些季节是航空公司空运的旺季，有时候空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。 </font></p> <p><font face="Courier">　　因此，对于展后想用同一批展品参加另外的展会的参展商，尤其是海关监管下的展览品，一定要与运输代理紧密联系沟通，并听取他们的意见。 <br /> 到国外参展要慎重挑选代理商 </font></p> <p><font face="Courier">　　如果到国外参展，在运输代理的选择上也要慎重。国内的一些公司要价很便宜，但是对国外情况不了解。因此，参加国际展览尽量选择一些有国际代理关系的公司，这样参展商的货物安全性就会有保障，比如保昌在国外就有很多代理<a href="http://info.ep.hc360.com/html/zt/zhan050607/index.htm" target="_blank"><font color="#000000">合作伙伴</font></a>，参展商的贷到达后，这些合作方会帮忙照看。 </font></p> <p><font face="Courier">　　特别提示 </font></p> <p><font face="Courier">　　★参展商要将货物的详细情况告诉运输商，比如有没有超长、超大型的和特别要求的货物。参展商有时会自己解决包装展品的问题。包装一定要细致入微，要在货物的包装箱上将标签填好，企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。否则容易造成货物丢失或进错场馆的情况。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★展品包装外的标识要全面。比如在较大设备的包装箱外，要用特殊标志标明可以用来吊的位置、机器的重量、重心、方向等，这样，展品进场时工人搬运操作起来就不会把货物碰坏。如果展品是易碎品，在包装时里面要加好防震的材料，箱子外面要特别注明易碎标志。如果展品不能倒放，也应该标明清楚。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★国际展商虽然可以选择运输商，但需要注意的是：对于普通商品来说，参展商可以任意选择一个运输公司来承运，但是对属于海关监管的展览品的运输，则不是任何公司都能被选择的。目前，并不是每个公司都可以做这种监管运输的业务。因此，海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★发货后要通知展览运输商，告诉对方负责人已经发货，并将运单传真过去，将发了什么样的货、通过哪家公司发的等写明。通知的方式最好不要仅用电话，最好以文件的形式发传真，一是便于对方留底查货，二是展览会期间很忙，对方联系人不在的情况下，也会由其他负责人根据文件上的内容进行核对。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★与运输代理的沟通最为重要。作为参展商，参加展览会每个环节应该由专人负责，运输也不例外。一些展会由于内部沟通没有做好，运输公司通常会有找不到人的情况发生，这样很容易耽误时间。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★北京经常会有一些政治会议、外事活动。在这个时期，往往会有交通管制。而参展商对此情况通常不了解，但展览运输商对此经验会更丰富。因此，参展商一定要与运输商紧密联系，按运输商的要求办理相关手续。比如进京卡车需要各种证件、文件等。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★很多展览馆管理不善，展览馆里常常有一些游击队式的搬运工。他们看见展商进来就蜂拥而上，以极低的价格承揽搬运业务。他们的价格虽然很低，但是服务的安全性没有保证。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★为了尽量节约进馆时间，参展商应该听展览运输商的安排，由展览运输商凭经验统筹安排，通过这种方式尽可能地争取时间。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★国际国内同题材的展览会很多，很多企业经常会希望在一个展览会后再去参加另外一地的展览会。如果是进口展品，就要事先与运输代理沟通，因为海关监管的产品，报关手续比较繁琐。如果两个展览会不在同一国，除了考虑海关转关时间的因素外，还要考虑运输的问题。每年某些季节是航空公司空运的旺季，有时候空港运输太紧，航空公司不接受订舱，这样会使展品无法及时运抵目的地。 </font></p> <p><font face="Courier">　　★如果到国外参展，在运输代理的选择上也要慎重。国内的一些公司要价很便宜，但是对国外情况不了解。因此，参加国际展览尽量选择一些有国际代理关系的公司，这样参展商的货物安全性会就有保障。</font></p>
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