展览运输——国际运输代理的工作准则

【好展会网  物流专题】 <p>国际展览运输协会（IELA-International Exhibition Logistics Association)对现场运输代理（site agents)规定了如下业务标准(standards of performance)。 　　现场运输代理的业务在很大程度上依赖于三个方面的有效管理：（1）联络；（2）海关手续；（3）搬运操作。国际展览运输协会对三方面的最低要求如下： 　　1.联络 　　联络的第一要求是语言。国际展览运输协会现场运输代理成员必须配备会说流利英语、德语、法语以及展览会举办国家或地区的主要语言的雇员。 　　这些语言几乎可以应付任何可能发生的事情。虽然展出者和外国运輸公司在筹备参加国外展览会时会安排翻译，但是，协会要求现场运輸代理能够用客户的大部分人员的语言进行交谈。只有熟练的语言能力才能达到这一点。 　　现场运输代理必须在展览会场设立全套办公设施，如果会场不具备条件，代理要在合理的距离内最好是步行距离内设立办公设施。在后面的条件下，必须配备全套的、常设的支持（back-up)设备以便与地方办公室及时联系。 　　展出者必须能够随时找到现场运输代理而不需要走出会场。 　　为了协助客户与协会现场运输代理的联络，协会要求现场代理配备以下设备：国际电话线路，国际电传线路，国际传真。 　　不允许通过地方电信部门提供这些服务。如果现场代理没有条件配备这些设备，至少也要配备传真。在大部分国家已不存在安装临时电话或电传线路的困难，少数发展中国家除外。 　　现场代理必须提供详细的、有效的邮政地址，这一点对临时在现场工作的代理非常重要，并安排展览会前后运输单证文件（提单是、海关文件等）直接寄给现场代理。 　　2.海关手续 　　现场工作最关键的部分可能是办理海关手续。 　　协会代理与展览会组织者共同为展览会设立临时免税进口手续。根据海关规定，现场代理可能还需要担保或交保证金。 　　下一步是与海关官员商妥在现场工作的期限和时间。包括正常工作之外的时间、周末、节假日。有些国家海关规定不得在正常时间之外工作。但是大部分国家的海关只要提前通知并作适当的补贴安排，可以日夜工作。 　　协会代理必须做好上述两项安排以及其他必要的安排，以便可以随时找海关官员办理手续。 　　每天工作开始时间不得晚于8：00，工作结束时间不得早于16：30。在这个时间之外，如果有需要，仍可以找基干职员（skeleton staff)办事。 　　根据这些标准，可以有足够时间安排海关手续。 　　（1）进口手续。 　　整车放行卸货：在预先完全通知的情况下，货车抵达后6小时；在未预先通知的情况下，货车抵达后24小时； 　　空运货物放行：在预先完全通知的情况下，货车抵达后8小时；在未预先通知的情况下，货车抵达后48小时； 　　（2）出口手续。 　　包装检查：在预先完全通知的情况下，开始后2小时；在未预先通知的情况下，申请后8小时； 装车检查、铅封（货车放行）：在预先完全通知的情况下，装车后3小时；在未预先通知的情况下，申请后8小时； 　　办完出口或转口文件：在预先完全通知的情况下，提交文件后4小时；在未预先通知的情况下，申请提交文件后8小时。 　　另外需要指出的是，除进口手续未预先通知情况之外，所有手续都由同一海关官员在一个班次内完成。货车装货完毕等待文件和铅封不应过夜。同样，展出者要求海关检查掏箱装箱应该在同一天办理。 　　但是如果货车在海关下班前抵达或装完，又未事先通知，便难免过夜等待。同样条件下，展出者临下班前要求海关检查也可能无法安排。 　　以上时间期限的前提条件是展出者提供全套、准确的文件，事先通知并准确地表述和申报。 　　3.搬运操作 　　协会代理必须熟悉现场并在展览施工和拆除期间能随时使用合适的设备和有经验的搬运工。现场代理有责任事先预计到非常规、大尺寸的物品的运输装卸问题，并相应准备好特殊设备。 　　代理要在现场安排仓储地，如果不可能，就在尽可能近的地方（不超过30分钟的路程）安排仓库，以存放易被盗或保密的物品。 　　空箱应当存放在现场或离会场尽可能近的地方，以备万一展出者将物品遗留在箱内需要寻找。另外也为了展览会结束后能迅速运回空箱。如果有条件，空箱应当存放在室内。如果没有条件，必须采取措施保证空箱回运时与运出时状况一样。 　　空箱及时回运是展览会拆除成功的关键因素，使展出者能尽早装箱和装车，这有助于尽早清场。 　　如果展览会面积达到10万平方米，空箱全部回运时间最晚也不得超过正式拆除第一天的12：00，如果展出者或组织者同意，并更有利于拆除进度安排，空箱空运可晚一些运回。 　　如果展览会面积超过10万平方米，将视情况安排空箱回运时间。但是，在一般情况下，空箱回运工作必须在正式拆除第三天开始的时候全部完成。即使这样，代理仍必须合理安排，保证凡要求空箱回运的展出者都可以在正式拆除的第一天中午便开始收到部分空箱，其他空箱在以后陆续回运。 　　在任何情况下，不允许发生有任何展出者一直等到拆馆的第三天才收到空箱的现象。 　　卸车和装车必须按商定的时间进行，以下时间适于10万平方米及以下的展览会： 　　卸车或装车必须在同一天内尽快完成，条件是：车辆按施工/拆除计划时间抵达，或在工作日有足够的时间内抵达。如果晚到，在不影响其他按时抵达的车辆装卸的情况下，必须在第二个工作日一开始就装卸。另外，如果展馆只有一个运货门，那么为该门附近展台运货的车辆应当尽量安排在施工期最后卸车，并安排在拆除期最前装车。 　　协调好所有展出者的要求，并相应安排好搬运操作，就可以避免出现混乱。在现场设立仓库有助于解决问题，对各方都有益处。 　　现场代理在收到使用吊车的要求后，应当能够在第二个工作日提供吊车服务。在此期间，代理可以安排设备和劳工。如果展出者要求当天使用吊车，代理在可能的情况下应该尽量安排，最晚在第二个工作日的开始时应安排好。条件仍然是不影响周围展台、走道、运货门的正常工作。 　　现场搬运操作的成功完全在于现场代理，现场代理必须事先协调好所有展出者的搬运要求，并提前将相应的安排通知组织者和所有展出者。这样就能够避免展出者提出工作计划之外的搬运要求，或提出临时遇到的难题。 　　但是不事先通知现场代理，却突然提出立即要解决的大问题的现象确实存在。这种情况可能会严重影响正常的展场搬运工作。现场代理的任务之一就是使这种现象减少到最低限度，最终消除这种情况。</p>
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